Mesmo tendo várias opções de escolha em relação a oferta de emissão de boletos, o boleto em si não deve ser o único fator de decisão, já que o ele é apenas uma parte de um processo complexo que é a cobrança de clientes.
Pode ser via, bancos, plataformas de gateway de pagamentos ou fintechs, mas algumas opções se tornam inviáveis do ponto de vista administrativo quando falamos de emissão de boletos para a cobrança da prestação de serviços.
O internet banking da sua empresa pode até ter uma área para emitir um boleto para o seu cliente, mas se você tiver um grande volume de clientes, o processo de emitir um a um, digitando as informações de cada cliente é ineficiente tomando muito tempo do responsável pela emissão da cobrança.
Através de gateways de pagamento você já consegue uma melhor performance em relação a eficiência do processo, porém o custo disso, às vezes é que uma porcentagem do valor do seu boleto emitido fica com a empresa de gateway, o que em muitos casos acaba custando mais caro do que a emissão pelo internet banking.
Também existem as fintechs, muitas delas possuem contas sem tarifas ou cobrança para emissão de boletos. Operando basicamente por aplicativos, essa é uma opção para empresas muito, muito pequenas e com poucas emissões por mês.
Para empresas que possuem cobrança recorrente todos os meses e com mais de 10 clientes, este processo, do ponto de vista de gestão já começa a ficar inviável.
Outra dificuldade no caso dos gateways e fintechs é o controle da base de dados dos seus clientes, sempre que um cliente entrar ou sair da base você precisa atualizar esse cadastro no sistema fora da sua empresa.
Também existe a opção de você emitir os boletos “in house” ou seja na sua própria empresa, com o mesmo custo da emissão pelo internet banking, porém com a vantagem de emitir e gerenciar a cobrança de uma maneira muito mais eficiente.
Contudo, sua empresa precisa de um sistema ERP de cobrança. Existem ERPs para todos os tamanhos de empresas e de todos os valores, então é muito importante colocar na ponta do lápis o valor do ERP para que sua operação tenha o melhor custo por boleto emitido, lembre-se que o ERP não faz apenas a emissão do boleto e sem sombra de dúvidas essa acabará sendo a melhor opção, pois os benefícios são muitos.
Dependendo do tipo da empresa que você escolha para fazer a cobrança da sua empresa, existirão situações distintas e todas elas devem ser levadas em consideração para que a sua cobrança seja a mais eficiente pelo menor custo.
Haverá situações que essas taxas conseguem ser negociadas dependendo do relacionamento da sua empresa. Muitas delas podem até ser isentas e talvez nem existirem em outras instituições
Esse tempo pode variar entre 1 e 30 dias havendo a possibilidade de cobrança de porcentagem para a antecipação do resgate.
Existem casos em que o sacado é a instituição que você contratou e não a sua empresa, o nome da sua empresa aparece em outro campo.
Lembre-se que em todos os casos, os valores recebidos através do pagamento de boletos em que o cedente for a sua empresa, esse dinheiro ficará sob custódia de uma instituição financeira em seu nome.
No caso de se trabalhar com fintechs ou gateways de pagamento, mesmo que por pouco tempo o dinheiro passa por duas instituições financeiras, pois caso você queira efetuar uma transação mais significativa, em alguns casos você precisará transferir os valores da fintech ou gateway para o seu banco.
Quanto mais sólida for essa instituição, mais seguro seu dinheiro estará.
Empresas seguradas pelo Fundo Garantidor de Crédito possuem mais um fator de garantia, pois caso aconteça qualquer coisa com a instituição, o fundo ressarcirá até R$250.000,00 por conta.
Então uma boa sugestão é conhecer quais são as garantias da empresa que tomará conta do seu dinheiro.
O boleto não se resume a um número de linha digitável ou código de barras que dá a instrução do valor e para qual conta o pagador quer que seja feita a transferência.
O boleto também é uma forma de controle e rastreabilidade de valores e origens que são fundamentais para a cobrança de qualquer empresa, por isso que mesmo na era do pix o boleto ainda continua relevante.
Sendo assim o boleto possui flexibilidade para ações estratégicas de controle de inadimplência e fidelização da carteira de cobrança, pois só ele permite configurações de instruções de pagamento variáveis.
O mesmo boleto pode punir maus pagadores com multas e juros e beneficiar aqueles que aceitam as regras de descontos, como para pagamentos antecipados ao vencimento.
Um mesmo boleto pode possuir várias faixas de valores, para pagamento com desconto até XX dias do vencimento, para pagamento com desconto menor até X dias antes do vencimento, com valor original para pagamentos no dia do vencimento e com acréscimos de multas e juros dependendo da quantidade de dias após o vencimento é feito seu pagamento.
Apesar de toda empresa querer que seu boleto tenha acréscimos caso o pagador atrase, quase ninguém olha para a direção oposta. Há muito tempo que escolas e faculdades já se utilizam do benefício estratégico do desconto do pagamento antecipado. Se funciona para eles porque não funcionaria para você?
Mas para que o boleto tenha possibilidades estratégicas, é necessário que sua escolha de plataforma de emissão de boletos seja capaz de operar com todas essas variáveis, já aviso que nem todas são.
Se a sua empresa precisa de agilidade, controle e entende que o custo de uma operação de cobrança não se resume à tarifa do boleto, então a melhor opção é através de um ERP e para que não haja riscos ou complicações com intermediários, trabalhando diretamente com o banco que sua empresa escolher.
Sua empresa não precisa ter os dados dos clientes espalhados por diversas plataformas, como o ERP cuida da gestão da sua empresa em vários aspectos, seu cadastro de clientes fica em um lugar só.
A cobrança é feita de maneira automática, gerando os boletos com instruções personalizadas para cada cliente, como descontos para pagamentos antecipados e cobrança adicional de multa e juros por atrasos, registrando todos os boletos junto ao banco automaticamente.
É muito fácil escolher onde você quer receber seus boletos, sua cobrança pode sair neste mês por um banco e no mês seguinte tranquilamente sair por outro banco. Ou até mesmo dividir sua carteira de clientes e cobrá-la por diferentes bancos.
Isso abre possibilidades estratégicas para negociação de tarifas bancárias como um todo não apenas dos boletos, também é fator de peso para negociação de crédito.
Todos os boletos quitados tem sua baixa automática no sistema financeiro.
Seu cliente recebe notificações por SMS ou Email com o link do boleto pronto para pagamento, o cliente também recebe a notificação de confirmação do pagamento.
Toda a cobrança é feita em menos de 24 horas para todos os clientes da sua carteira, com emissão de fatura detalhada com os serviços prestados, emissão de nota fiscal de serviço eletrônica junto a prefeitura da sua cidade e o boleto para pagamento.
Tudo isso disponível para o seu cliente em um único arquivo pdf com a personalização da marca da sua empresa.
Uma vez que os boletos são recebidos, os recursos impactam em várias áreas da empresa que não podem ser separados e controlar isso é fundamental.
Clientes atrasam e não, isso não se resolve apenas com emissão de boletos, é preciso uma estrutura para tratar inadimplentes com emissão de cartas de cobrança personalizadas e automatizadas para que isso não tome mais tempo do que o necessário.
Contas estruturadas não dependem só do que a empresa recebe, mas também como a empresa administra o que gasta. O equilíbrio dessas contas determinará a saúde da empresa.
É preciso enxergar a empresa como um todo para poder determinar onde se quer chegar, nessas horas os relatórios são fundamentais, eles são a base na tomada de decisões para qualquer empresa.
As operações financeiras da sua empresa devem ser eficientes e claras para que o foco seja em produzir seu melhor serviço e não ficar perdido em contas, por esse motivo um ERP financeiro é uma ferramenta tão necessária, pois vão automatizar e organizar tudo que for possível para muito com menos esforço.
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