Entenda o motivo que faz muitas empresas contábeis cometerem o erro de tratar um conceito simples com uma solução simplória.
Como não cair no erro que pode afastar sua empresa contábil de uma gestão eficiente com controle de tarefas.
Desde que o mundo é mundo quando se quer organizar alguma coisa, o primeiro passo é criar uma lista de tarefas. Por conta disso, existem milhares de opções para se fazer isso.
Por ser um conceito simples, muitas empresas tratam o controle de tarefas como uma coisa fácil e dada como de implementação simples.
Afinal de contas, o que pode ter de complicado em seguir uma lista e a cada vez que um item for concluído marcá-lo como feito? Não tem nada de complicado nisso!
Então qualquer pessoa que já usou um computador na vida, vai conhecer pelo menos uma opção de sistema ou aplicativo de “to do list” (lista de afazeres), aí é só escolher um desses fazer a lista e pronto.
O que é muito comum de acontecer a partir deste momento, é um grande sentimento de perda de tempo.
Os envolvidos tratam o controle de tarefas como uma burocracia, pelo fato de saberem quais são suas responsabilidades, fazem suas tarefas e depois, sei lá, quando sobrar um tempinho, vão lá marcar as tarefas como concluídas.
Sendo assim, é natural que a prática de controlar as tarefas não tenha prioridade no dia a dia do trabalhador e logo se tornando inútil no dia a dia de uma empresa.
Principalmente em uma empresa contábil, onde o número de tarefas e processos são tão grandes, que só de pensar em ficar marcando cada tarefa concluída, o colaborador se assusta.
Com tantas coisas pra fazer ele se desespera, porque acha que o tempo que perde informando o status de cada tarefa ele poderia usar para executar mais tarefas. Daí a sensação de perda de tempo.
Tudo isso porque uma questão simples foi tratada de maneira simplória!
Quando contextualizamos as necessidades de uma empresa contábil, é muito fácil entender que o controle de tarefas é importantíssimo para gestão, eficiência e produtividade.
O controle de tarefas é uma ferramenta de diagnóstico que precisa enxergar a empresa como um todo, onde a função do gestor é primordial, acompanhando tudo o que está acontecendo em tempo real, enxergando todos os clientes, colaboradores e tarefas associadas a eles de maneira macro e quando algo necessite de mais atenção, seja possível ter o ponto de vista do detalhe tratando cada questão de maneira micro.
Se o gestor precisa saber quantos clientes ainda estão com a entrega do FGTS em aberto, saber qual é a porcentagem total de tarefas concluídas dentro do mês, saber quais as tarefas estão mais atrasadas, tudo isso é macro.
Agora quando o gestor quer saber qual é o colaborador responsável pelo atraso da entrega do FGTS de um cliente em específico, isso é micro.
A ciência destes fatos, terão impacto nas decisões estratégicas para melhorar a eficiência e a produtividade da empresa.
Às vezes um colaborador é perfeito para determinada tarefa e teria uma performance incrível se não fosse o fato de um determinado cliente problemático fazê-lo perder muito tempo, por esse motivo sua performance é mediana.
Isso seria detectado através de análises no sistema de gestão de tarefas e uma ação pontual naquele cliente, poderia fazer com que esse problema desaparecesse, afetando positivamente o desempenho daquele colaborador.
Este é apenas um exemplo do que pode ser alcançado com o controle real sobre o fluxo de trabalho na gestão de uma empresa contábil.
Uma vez que as necessidades estão contextualizadas, é fácil entender que uma abordagem comum não dá conta das complexidades de uma empresa contábil.
Não tem como isso ser feito através de uma planilha ou sistema genérico de controle de tarefas e é isso que afasta muita empresa contábil da gestão eficiente de tarefas.
Como obter o melhor da gestão e do operacional?
Com um sistema de controle de tarefas específico para empresas contábeis.
Esses sistemas são capazes de grandes integrações e também são capazes de entender o fluxo de trabalho de uma empresa contábil.
Desta maneira o gestor vai conseguir todo o poder de diagnóstico sem que o colaborador sinta que está perdendo tempo dando baixas em tarefas, porque o sistema consegue entender quando a maioria das tarefas são concluídas e dar as baixas automaticamente.
Não existe a necessidade de dar baixa em cada tarefa, uma a uma.
Planilhas e sistemas de controles de tarefas empresariais genéricos, não conseguem dar conta das particularidades do universo contábil. O que impede automações importantes para que a produtividade seja efetiva.
Por exemplo, nas soluções para empresas contábeis da Neo Solutions, as automações conseguem saber que o cliente baixou o imposto na nuvem e assinou o protocolo eletrônico com sua senha. Assim que isso acontece a tarefa tem seu status automaticamente alterado para concluído.
Outro exemplo é quando o sistema encontra na pasta do computador o recibo das declarações acessórias, ele identifica quem é o cliente daquele recibo e dá a baixa naquela tarefa, sem que o colaborador responsável precise se preocupar com isso, e quando o gestor for analisar, ele terá a certeza que o colaborador em questão está com seus processos em dia.
Sem contar que os sistemas Neo Solutions possuem robôs que fazem tarefas inteiras automaticamente sem intervenção humana, ou automatizam partes importantes de muitos processos, tornando tudo mais eficiente.
Consultar a situação fiscal de um cliente no eCAC da Receita Federal é uma rotina básica e necessária em qualquer empresa contábil.
Agora imagine ter todos os relatórios de situação fiscal do eCAC de todos os seus clientes salvos em seu servidor, sem ter que mover um dedo pra isso e ainda por cima saber o status de cada cliente no sistema de controle de tarefas.
Desta maneira o controle de tarefas pode mostrar tudo o que não foi feito, servindo de auxílio ao colaborador e também para o gestor.
Outra vantagem é que, os sistemas de gestão da Neo Solutions se integram importando dados das melhores ferramentas contábeis do mercado, você pode continuar usando seu sistema favorito e elevar a eficiência da gestão com o Neo Controle e o Net Contábil.
As tarefas diárias em uma empresa contábil são volumosas e complexas, com dependências interligadas e consequências sérias dependendo do que é feito e do que não é feito.
Por isso é mais do que óbvio que o controle de tarefas é fundamental, mas não se engane, esta obviedade e a simplicidade do conceito de controle de tarefas precisam de um sistema muito complexo para que sua gestão seja tão simples quanto o conceito.
Sua empresa contábil precisa soluções deste tipo?
Solicite uma demonstração preenchendo o formulário abaixo.
Consultar a situação fiscal no eCAC para não deixar nada de errado acontecer com o cliente é muito importante.
Neste passo a passo você vai saber como fazer isso e tudo que é necessário, indo direto ao ponto, porém de maneira manual.
O tempo estimado pode depender da experiência do profissional, velocidade da internet, quantidade de usuários no momento na plataforma do ecac e quantidade de clientes a serem consultados.
O processo todo deve ser repetido para todos os clientes da empresa contábil.
Entenda o motivo que faz muitas empresas contábeis cometerem o erro de tratar um conceito simples com uma solução simplória.
